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Laboratorio se beneficia con la solución de control de inventario con RFID.

Laboratorio se beneficia con la solución de control de inventario con RFID.

El laboratorio de Saint Francis automatizó los procesos, ahorró costos de mano de obra, redujo errores y liberó el flujo de efectivo.

El Saint Francis Health System es un prestador de servicios de asistencia sanitaria católico en Tulsa, Oklahoma. Ubicado en el Saint Francis Hospital, un centro terciario que incluye el único hospital de niños de la región y una unidad neonatal de cuidado intensivo nivel IV,  un hospital cardiológico con 168 camas y un centro de traumatismos y emergencias. La organización tiene más de 8.400 empleados, 1.000 médicos y 700 voluntarios, es el más grande empleador del condado de Tulsa.

El laboratorio de Saint Francis es el componente principal del sistema de salud, el cual abarca todas las disciplinas de la medicina clínica y anatómica y realiza 8.8 millones de análisis al año.  El departamento apoya sustenta el diagnóstico y el tratamiento de pacientes hospitalarios, pacientes externos y pacientes derivados de otros hospitales o laboratorios.

Brindar un control preciso del inventario dentro del laboratorio era un gran desafío y la meta de Saint Francis Helath. Como muchos otros proveedores de salud, enfrenta la constante presión de mantener los costos bajos. “En el entorno de los servicios de salud, es responsabilidad de todas las personas en cada departamento utilizar los recursos disponibles para maximizar la eficiencia y el retorno de esa inversión”, explica Sharon Cox, supervisora del laboratorio central de Saint Francis. “En el laboratorio del Saint Francis Helath System, esto significa que todos los recursos necesitan conservarse o reducirse, incluido el costo total del suministro del laboratorio”.

El laboratorio utilizaba procesos manuales para monitorear el suministro, afirma Cox, lo que generaba grandes gastos de mano de obra y era propenso a errores. Los empleados perdían mucho tiempo ordenando y controlando el inventario; los productos se enviaban al laboratorio con poca o ninguna notificación de los proveedores; los procesos manuales de check-in y check-out generaban errores en el inventario; se necesitaban inventarios físicos que consumían tiempo; y el uso de productos era ineficiente y generaba desperdicios por materiales vencidos.

“Para lograr una correcta administración de los recursos”, explica Cox, “nuestra administración quería que el laboratorio comenzara a utilizar niveles “just in time”, los cuales requieren que se monitoree al suministro en tiempo real para reducir el riesgo de quedarse sin stock”.

Elegir la solución

El sistema de salud formó un equipo multifuncional para evaluar las tecnologías disponibles y, a principios del 2013, los oficiales determinaron que la tecnología RFID era la mejor opción para permitirle al laboratorio monitorear los niveles de suministro con mayor precisión y con un coste menor. “Evaluamos la tecnología con código de barra, la cual requiere una visión directa entre el lector y la etiqueta”, explica Cox. “Esto puede ser difícil en un laboratorio que tiene varios sitios de inventario y configuraciones además de las heladeras cerradas y los gabinetes que almacenan ciertos suministros”.

Asimismo, utilizar código de barra para reconciliar las discrepancias de nivel de inventario sería un proceso largo. “Sin una reestructuración completa”, explica Cox, “el código de barra iba a ser casi tan ineficiente como el método manual que ya teníamos”.

La RFID, por otro lado, no requiere una visión directa, explica Cox. La tecnología ofrecía la capacidad de automatizar los procesos, mejorar el control de inventario, proveer la reposición del inventario para reducir la falta de stock y monitorear la calidad del producto y los datos del proveedor.

Cox dirigió un equipo, el cual incluía personal del laboratorio y del departamento de IT, encargado de seleccionar un sistema RFID. El equipo trajo representantes de diferentes instalaciones para consultarles acerca del soporte de instalación y control y optó por implementar la solución Abbott Inventory Manager. “Todos los productos enviados de Abbott llegan premarcados con etiquetas RFID”, explica, “y por lo tanto, eliminan el error asociado al etiquetado manual de los productos”.

Implementar la solución.

La solución de Abbott, Inventory Manager, incluye lectores UHF RFID fijos y móviles, una impresora codificadora y tags de varios proveedores de RFID. Los laboratorios de Abbott, Diagnostic Division, desarrollaron una aplicación para controlar los datos RFID del inventario.

La instalación en el laboratorio tardo una semana en completarse y luego Abbott brindó una capacitación de una semana. El laboratorio ya utilizaba el sistema para la tercera semana, afirma Cox, y agrega “Las pruebas son parte de nuestro protocolo de capacitación para los empleados de los laboratorios centrales”.

Cox le atribuye al equipo de consulta e implementación de Abbott la transición constante de un proceso de control de inventario manual establecido a una solución RFID automatizada. El equipo de Abbott ayudó a los empleados a personalizar el laboratorio y los lugares de almacenaje para asegurarse de que todos los tags RFID de los catalizadores, de los consumibles y de los proveedores se leyeran con precisión, explica.

“Esto fue un paso importante en el proceso de implementación debido a la posibilidad de interferencia RFID”, declara Cox. “La interferencia RFID depende de la cantidad de líquido dentro de la caja, como también del tamaño y la cantidad de metal dentro de cada sitio de almacenamiento. Abbott instaló el Inventory Manager al basarse en nuestro proceso de control de inventario y espacios físicos, con lo que hicieron que nuestro laboratorio lograra legibilidad óptima de los tags RFID colocados en nuestros productos en todas las áreas de almacenamiento”, inclusive donde se encuentran las heladeras y los freezers.

La nueva solución estableció la conectividad entre el depósito de Abbott y el sistema planificación de los recursos institucionales (ERP) a través del intercambio electrónico de datos (EDI). Esto permite al laboratorio acceder a los catálogos de productos electrónicos, crear órdenes de compra y recibir la confirmación del pedido y las notificaciones de envío.

Abbott envía productos etiquetados al laboratorio, los cuales pasan por el portal RFID en el hospital. El portal incluye un lector RFID en el techo.

Los productos recibidos se comparan automáticamente con las órdenes de compra y se agregan al inventario. Entonces, se los coloca en las áreas de almacenamiento y se los monitorea continuamente con lectores RFID fijos. El sistema sabe dónde están almacenados ciertos productos y cuándo se los retira, para que el laboratorio conozca el inventario de manera precisa todo el tiempo.

Beneficios a la salud

Como resultado de la implementación, explica Cox, Saint Francis Health ha visto mejoras en tres áreas clave: mano de obra, reducción de errores y “dinero atrapado” en el inventario.

Al reemplazar los procesos manuales y automatizar el proceso de inventario, el laboratorio ahora tiene un índice de error de menos de 1%, a diferencia del 27% anterior. Esto da como resultado un ahorro anual de $29.000. Con la implementación, el tiempo requerido para desempacar, etiquetar y registrar el inventario se redujo un 60%.

Saint Francis Health también eliminó la necesidad de realizar envíos durante la noche. Por ejemplo, sin el control efectivo del inventario, los productos de poco uso como los calibradores generalmente vencen sin que nadie se de cuenta y esto requiere pedidos urgentes con envíos durante la noche. Para monitorear mejor la fecha de vencimiento de los productos, el laboratorio evita estos costes lo que da como resultado un ahorro anual de $27.000.

“Tenemos un control en tiempo real y acceso a todos nuestros niveles de stock y fechas de vencimiento, lo que significa que el laboratorio ya no tiene que tener dos ejemplares de cada producto en su inventario para asegurarse de tener el stock accesible”, afirma Cox. “Por lo tanto, redujimos nuestra reserva en $500.000, lo cual libera el efectivo “atrapado”. También tenemos la capacidad de llevar a cabo recuentos del inventario de punta a punta para saber con precisión nuestro valor liquidativo en tiempo real”.

Asimismo, comenzar a utilizar la tecnología RFID le ha permitido a Saint Francis Helath ahorrar más de 1.200 horas de trabajo anuales. Esto se traduce a un ahorro de costos de $35.000, explica Cox, y les permite a los empleados desarrollar las tareas para las que fueron capacitados.

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