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Miércoles, 23.05.2012

Estudio jurídico utiliza RFID para hacer un seguimiento de cada una de las páginas de los documentos confidenciales

Actualmente, es común el uso de soluciones de seguimiento de documentos por RFID en estudios jurídicos y consultorios médicos. Pero un estudio jurídico ha llevado esa solución a un nuevo nivel, al etiquetar y hacer un seguimiento de cada hoja de los archivos más importantes, con el fin de garantizar que se sepa dónde se encuentra cada hoja y que nada se pierda. La solución fue una iniciativa conjunta realizada por el fabricante de impresoras Lexmark, mediante el uso del software de identificación de etiquetas de Plus Technologies y el software y los lectores de RFID suministrados por ATM Software Solutions.

Desde el principio, se trató de una implementación sumamente confidencial, cuyo objeto era proporcionar un método eficiente para imprimir documentos, en donde cada página contendría una etiqueta de RFID codificada con un identificador único. El estudio jurídico, que ha solicitado que no se divulgue su nombre, crea documentos en los tribunales y en otros sitios, los imprime y hace el seguimiento a medida que dichos documentos se trasladan por las oficinas y, finalmente, se destruyen. La empresa produce miles de estas páginas confidenciales a diario y buscó hacer un seguimiento de cada una de ellas en forma individual.

Con el sistema en uso, un empleado del estudio jurídico puede usar una computadora para crear un documento, incluido el título que indica el nivel de confidencialidad del documento, y luego enviarlo a imprimir en la impresora Lexmark. Mike Visser, presidente de Plus Technologies, explica que el software de esta marca, que reside en la base de datos del estudio jurídico, intercepta la cola de impresión y determina el nivel de confidencialidad de cada documento. El software abre el documento para precisar la cantidad de páginas que contiene y crea un número de serie único para cada página.

Los números de identificación se almacenan en el software junto con un listado de cada página, y luego se imprime el documento en la impresora láser Lexmark T654 con un lector-codificador de RFID incorporado y varias bandejas para hojas: una para crear documentos con etiquetas de RFID incorporadas, las otras para los documentos sin RFID. En el caso de una página confidencial a la que se le asignó un identificador único, la impresora emplea el soporte de papel proporcionado por eAgile, que se trata de papel que contiene etiquetas de RFID EPC Gen 2 pasivas de frecuencia ultra alta (UHF) AD-224 de Avery Dennison, de tamaño y aspecto similar a un pequeño apósito, y que se pegan cerca de la parte superior de la página.

A medida que el papel ingresa en la máquina durante el proceso de impresión, cada hoja pasa por una antena de RFID y luego la impresora usa el software de Plus Technologies para codificar el número de identificación adecuado en la etiqueta. El modelo Lexmark T654 también imprime ese número de identificación como encabezado y pie de página en la hoja, según explica Rick Kallup, asesor de industria de Lexmark. Además, el software MasterTrak Plus de ATM Software Solutions toma el número de identificación de la página y gestiona el seguimiento de la ubicación de las páginas etiquetadas.

Una vez que se imprimen y codifican las páginas de un documento, los empleados colocan las hojas dentro de una carpeta, en la que se trasladan de una estación de trabajo (por ejemplo, el escritorio de una secretaria) a otra y, cuando ya no se necesitan, se llevan a la máquina trituradora de papel para su destrucción. ATM Software Solutions proporcionó su lector de escritorio DeskMate —un dispositivo de cuatro pulgadas cuadradas con una antena lectora integrada y una conexión USB a una computadora—, de acuerdo con lo que explicó Alan McGaffin, gerente de productos de ATM en EPD LLC. (la sociedad controladora, propietaria de ATM), y antiguo presidente y fundador de ATM Tech Solutions, empresa que desarrolló MasterTrak Plus y DeskMate. Por lo general, el lector captura el número de identificación de cada etiqueta que se encuentra dentro de un rango de, aproximadamente, tres pies. Por consiguiente, una pila de papeles se leería en el escritorio de una secretaria cuando se coloca cerca del lector. El software de ATM interpreta cada lectura y almacena los datos con respecto a la ubicación y al horario en el que se leyó la etiqueta de cada página; así, el estudio jurídico cuenta con un registro de dónde ha estado cada página y cuándo se trasladó a otro lugar.

Además, el estudio jurídico ubicó el lector DeskMate cerca de su máquina trituradora de documentos para que pudiera crearse un registro de la hora y la fecha en que se destruyó cada documento.

ATM también proporcionó al estudio jurídico un lector de RFID portátil AT570 de ATID que puede usarse para realizar inventarios o para buscar páginas o archivos específicos faltantes, mediante el ingreso de un número de identificación.

Kallop señala que se realizó una prueba piloto de la solución durante 30 días a una capacidad limitada y que ahora se utiliza para todos los documentos confidenciales. Visser informó que el sistema se desarrolló durante varios meses, durante el primer trimestre de 2012.

Fuente: RFID Journal

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